Office-Tools: Beispiel personalisierte Vorlagen

Problematik / Ausgangssituation:
In Ihrer Firma werden Vorlagen (Word, Excel, Powerpoint) eingesetzt, welche allgemeine Firmenangaben wie auch personalisierte Angaben der Sachbearbeiter enthalten. Damit die Wartung der Vorlagen einfach ist, soll natürlich nicht für jeden Sachbearbeiter einzeln, sondern nur eine Firmenvorlage erstellt werden. Trotzdem sollen die persönlichen Infos wie Direktwahlnummer, Mailadresse etc. des Sachbearbeiters automatisch abgefüllt werden. Word bietet mit 3 Feldern (Benutzerinformationen) zwar eine Lösung, jedoch steht man am Berg, wenn mehr als 3 individuelle Felder benötigt werden.
 
Unsere Lösung:

Die Vorlage enthält ein AutoExec-Makro, welches automatisch beim Erstellen eines neuen Briefes ausgeführt wird. Das Makro übernimmt die persönlichen Informationen aus der Registry und füllt damit die entsprechenden Formularfelder ab. Über einen Dialog können die Benutzerinformationen jederzeit geändert werden.

Ansicht der Faxvorlage   (Anmerkung: Die Formularfelder wurden für den Screenshot extra grau hinterlegt)

Ansicht Brief


Diese Vorlage arbeitet zusammen mit Symantec WinFax10. Über den entsprechenden Menüpunkt kann der Fax (Auflösung normal oder fine) direkt aus Word versandt werden. Das Makro liest das Feld mit der Empfänger-Faxnummer aus und versendet via WinFax das Dokument ohne weitere Benutzeraktion.

Kann als Einzelplatz und als Netzwerklösung eingesetzt werden.

Menu
Ansicht Menü Fax

 

 Eingabe der Absenderdaten
Ansicht des Dialogs für die Mutation der Daten
(Die Daten sind an den angemeldeten Benutzer gebunden)

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