Referenzprojekt Mitarbeiterbeurteilung BLS (Excel 2000-2003, VBA)

Programmierte Excelvorlagen für die BLS Bahnen (HR-Abteilung) [Excel 2000-2003 VBA]

Ausgangslage und Anforderungen:

Einige Vorlagen für die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter waren bereits vorhanden, diese waren jedoch noch ohne Makros und enthielten nur die Formeln zur Berechnung der Gesamtbeurteilung.
Das Ziel bestand darin, eine flexible und anpassungsfähige, mehrsprachige Vorlage zu erhalten, welche auch einige Checks zur Vermeidung von Eingabefehlern durchführt. Die Applikation muss unter Excel 2000, Excel XP und Excel 2003 funktionieren.

Umsetzung, Resultat:

Entstanden sind drei robuste und einfach zu handhabende Vorlagen, welche die Dateneingabe wie auch die nachfolgende Verarbeitung wesentlich vereinfacht haben.
Die erste Vorlage dient ausschliesslich der Beurteilung der Lokführer.
Die zweite Vorlage ("LB nach Kriterien") dient als Basis für div. Stellenprofile. In einer Liste wählt der Benutzer das gewünschte Profil (z.B. "IES Spezialmonteur Elektrik") aus. Das Programm liest dann die entsprechenden Texte und Gewichtungen aus der Profil-Datenbank ein. Der Benutzer (Vorgesetzte) hat aber immer noch die Flexibilität, die Gewichtungen in einem gewissen Rahmen zu ändern oder weitere Beurteilungskriterien hinzuzufügen.
Die Stellenprofile werden ebenfalls in Excel verwaltet.

Die dritte Vorlage kommt dort zum Einsatz, wo kein Stellenprofil hinterlegt ist. Sie funktioniert analog wie die "LB nach Kriterien", einfach ohne Anbindung an die "Profil-DB".

Die Vorlagen sind zu 100% in VBA programmiert, was den Vorteil hat, dass keine Software bei den Benutzern installiert werden musste. Die Vorlagen werden einfach auf einem Netzlaufwerk zur Verfügung gestellt.

Einige Features:

Die Sprache kann online umgeschaltet werden (D, F, I). Natürlich sind auch die Stellenprofile in jeder Sprache hinterlegt.
Die Beurteilung kann nur abgeschlossen werden, wenn alle Checks positiv ausfallen. Unter anderem werden geprüft:
- Format der Personal-Nr
- Sind alle Muss-Felder ausgefüllt
- Stimmen die Gewichtungen (Summe muss 100% ergeben)
Der Filename wird beim Speichern automatisch vorgegeben.
Früher haben die Vorgesetzten die ausgefüllten Formulare per Mail an die HR-Manager gesendet. Neu wird beim Abschliessen der Beurteilung eine Kopie der Arbeitsmappe in einen zentralen Ordner gespeichert, so dass das Versenden per Mail entfällt. Natürlich haben nur die HR-Manager lesenden Zugriff auf diesen Sammelordner, die Mitarbeiter verfügen nur über Schreibrecht und können somit keine fremden Daten einsehen. (Dies passiert im Hintergrund, der Benutzer merkt davon nichts und muss sich folglich auch nicht um die Speicherpfade etc. kümmern).
Die Anzahl Bewertungspunkte pro Rubrik (Wissen, Tun, ...) werden auf dem Merkmalblatt konfiguriert. Entsprechend werden die nötigen Zeilen ein resp. ausgeblendet. Die nachfolgenden Seiten werden entsprechend synchronisiert.
Wenn bei einem Jobprofil keine Sonderfunktionen vorhanden sind, so wird automatisch das Blatt Sonderfunktionen ausgeblendet.
Alle Zellen die für Benutzereingaben verwendet werden wachsen dynamisch in der Grösse und passen sich dem Text an. Dies kann Excel bei verbundenen Zellen leider nicht von Haus aus und musste entsprechend programmiert werden.
Die Beurteilungstexte sind sehr individuell und verschieden was zur Folge hat, dass auch die Seitenumbrüche beim Ausdruck sehr unterschiedlich zu stehen kommen. Damit nicht jeder Benutzer vor dem Ausdruck selber den Seitenumbruch kontrollieren und allenfalls an eine geeignete Stelle verschieben muss, wurde ein "intelligenter" Seitenumbruch implementiert. Dieser verschiebt den Umbruch immer zwischen zwei Beurteilungspunkte, so dass nicht ein zusammengehöriger Block auf zwei Seiten verteilt wird.

Ausschnitt aus dem Blatt "Merkmale": (Hier werden die einzelnen Beurteilungspunkte und Gewichtungen zusammengestellt)

Ansicht Blatt "Wissen": (Die Blätter "Tun", "Verhalten" und "Sonderfunktionen" sind analog aufgebaut)

Ansicht Blatt "Gesamt":

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